Tái thiết kế hệ thống dòng tiền cho bộ phận tài chính kế toán

Vấn đề ban đầu của Doanh nghiệp: dữ liệu phân mảnh, thao tác thủ công, mất kiểm soát dòng tiền

Bộ phận tài chính kế toán tại doanh nghiệp thiết kế kiến trúc phải tổng hợp dữ liệu từ hơn 10 nguồn rời rạc:

• Hóa đơn đầu vào – đầu ra

• Sao kê ngân hàng

• Chi tiền mặt

• File cashflow để gửi báo cáo hàng tháng

• Bảng theo dõi công nợ, bảng lãi/lỗ từng dự án

• Bảng lương, chấm công, chấm công xe

• Và bảng timesheet từ bộ phận dự án

Hệ quả:

• Dữ liệu không tập trung, gây tốn thời gian tổng hợp.

• Phải “đi xin” báo cáo từ bộ phận khác, mất chủ động.

• Do dữ liệu thủ công → sót – trùng – lệch số liệu, thiếu cơ sở rõ ràng để kiểm soát.

• Việc bàn giao cho nhân sự mới trở nên khó khăn, vì "tổng chi tháng 5 là bao nhiêu" lại khó nhớ rõ dữ liệu gốc là gì, từ đâu ghép vào.

• Việc phân tích tài chính theo dự án – phòng ban – chi tiết từng danh mục gần như là bất khả thi hoặc phải thực hiện thủ công rất mệt.

---

Giải pháp Chinh đã triển khai: Hệ thống bảng quản lý dòng tiền tích hợp – tự động – trực quan

1. Xây dựng bảng nhập liệu trung tâm duy nhất cho tất cả giao dịch tài chính

• Thu – Chi tiền mặt hay từ Tài khoản ngân hàng (Techcombank, VPBank, tiền mặt...) đều được nhập chung trên 1 bảng tổng với trường thông tin rõ ràng.

• Dữ liệu này được phân quyền cho các bộ phận liên quan nhập trực tiếp, không cần chờ gửi lại.

2. Tạo hệ thống phân luồng báo cáo theo các tiêu chí động

• Có thể tách view:

  • Theo phòng ban (Kế toán, Dự án, Marketing…)

  • Theo dự án

  • Theo nguồn tiền (ngân hàng, tiền mặt...)

  • Theo danh mục (lương, chi phí vận hành, công nợ…)

  
  

3. Kết nối trực tiếp với bảng timesheet của bộ phận dự án

• Tự động lấy dữ liệu thời gian làm việc từng người – từng dự án → từ đó tính toán chi phí vận hành nội bộ và lãi/lỗ theo từng giai đoạn dự án.

4. Tích hợp hệ thống biểu đồ – dashboard tài chính

• Tổng quan trực quan dòng tiền vào – ra

• Xem nhanh các chỉ số như:

  • Tổng thu / Tổng chi

  • Tình trạng ngân sách của từng dự án

  • Số dư hiện tại của từng tài khoản

Kết quả thu được