Hệ thống chấm công và tính lương tự động, liền mạch trên một nền tảng

Vấn đề ban đầu của Doanh nghiệp: thủ công – phân tán – dễ sai sót – phụ thuộc vào bộ phận quản lý nhân sự

Trước khi được cải tiến, hệ thống tính lương tại doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn:

• 3 file tách biệt:

  • File thông tin nhân sự

  • File chấm công

  • File tính lương Dữ liệu không liên kết, phải tổng hợp thủ công qua lại từng tháng.

• Thiếu tự động cảnh báo – theo dõi ngày phép:

  • Không có tính năng thông báo sắp hết hạn hợp đồng.

  • Mỗi khi cần nghỉ phép, nhân viên không biết còn bao nhiêu ngày phép, phải nhắn hỏi HR.

  • HR phải tự cộng trừ ngày phép từ các bảng khác → mất thời gian, dễ sai sót.

• Chấm công thiếu nhất quán – dễ sai số:

  • Đơn xin nghỉ được note rời rạc, đôi khi chưa được cập nhật đủ khi người lao động thay đổi kế hoạch.

  • Tính nhầm số ngày công vì phải tự tổng hợp thủ công từ bảng chấm công.

• Không có hệ thống cho từng nhân sự tự quản lý dữ liệu của chính mình → Dẫn đến quá tải ở HR, thiếu tính minh bạch, truy xuất không tiện, khó xử lý khi có tranh chấp.

Giải pháp Chinh đã thiết kế: Đồng bộ hóa toàn bộ hệ thống chấm công – tính lương – phép – nhân sự

1. Tích hợp toàn bộ dữ liệu trên 1 file duy nhất

• File gồm:

  • Bảng thông tin nhân sự

  • Bảng chấm công theo ngày – giờ check-in/check-out

  • Bảng tính lương tự động

  • Bảng xin nghỉ phép có liên kết dữ liệu và lịch sử rõ ràng

2. Xây dựng hệ thống xin nghỉ phép chuẩn hóa

• Nhân sự xin phép qua một form tự động.

• Hệ thống kiểm tra và tính toán ngày phép còn lại ngay tại thời điểm gửi đơn.

• Đơn nghỉ phép liên kết trực tiếp với bảng chấm công → giảm thao tác thủ công.

3. Tự động tính toán lương – công – phụ cấp

• Bảng tính lương được tự động hóa từ dữ liệu chấm công và đơn nghỉ.

• Hỗ trợ thêm các trường biến động như công tăng ca, trừ lương đi muộn, phụ cấp….

• Cập nhật linh hoạt theo các thay đổi trong tháng, giảm sai sót khi tính toán.

4. Tự động cảnh báo & theo dõi hợp đồng

• Thiết lập cơ chế tự động hiển thị khi sắp hết hạn hợp đồng.

• Hỗ trợ HR chủ động trong việc gia hạn, ký mới, hoặc chuẩn bị hồ sơ.

5. Cá nhân hóa quyền truy cập

• Mỗi nhân sự có thể xem ngày công – ngày phép – lịch sử nghỉ của chính mình.

• HR không còn phải trả lời thủ công từng câu hỏi nhỏ nhặt mỗi ngày.

Kết quả đạt được