Vấn đề ban đầu của Doanh nghiệp: Rối rắm do quản lý theo từng file riêng biệt

• Mỗi dự án (ứng với một hợp đồng từ một chủ đầu tư) được quản lý bằng một file riêng.

• Nếu một nhân sự (Assignment) cùng lúc tham gia 2–3 dự án, họ buộc phải mở nhiều file để cập nhật tiến độ hoặc nhận việc – gây rối loạn luồng thông tin và thao tác.

• Leader cũng gặp khó khăn khi muốn xem tổng thể tiến độ các dự án – phải mở từng file để kiểm tra, không thể phân bổ nguồn lực hiệu quả.

  
  

⛔ Báo cáo thời gian làm việc (timesheet) lại nằm ở file riêng biệt khác → khiến việc cập nhật trở nên thủ công, chậm trễ và rời rạc. Ví dụ:

---

Giải pháp Chinh đã triển khai: Gom về một hệ thống đồng bộ duy nhất

Sau khi đánh giá tổng thể, Chinh đã thiết kế lại **hệ thống vận hành chỉ trong một file duy nhất với cấu trúc logic – liên kết – trực quan:

1. Bảng tổng quan Dự án → Cho phép Leader theo dõi toàn bộ các project đang chạy cùng thời điểm, trạng thái, thời gian, người phụ trách.

2. Bảng Giai đoạn Dự án → Phân nhỏ mỗi dự án thành các mốc chính (thiết kế concept, xin phép, thi công...) có liên kết với bảng tổng.

3. Bảng Công việc & Phân công (Task Assignment) → Mỗi giai đoạn được tách thành các đầu việc cụ thể, gán thẳng cho từng người phụ trách, cập nhật tiến độ theo thời gian thực.

4. Bảng Timesheet tự động → Khi nhân sự hoàn thành công việc và cập nhật task, hệ thống tự ghi nhận khối lượng thời gian** vào bảng Timesheet – không cần thao tác thêm.

Kết quả sau khi áp dụng: