Hệ thống tuần kiểm chống gian lận
Quét QR tại vị trí, chụp ảnh tại chỗ, gửi form. Dữ liệu tuần tra tự lưu về Lark Base, không còn báo cáo trôi trong nhóm Zalo.
Vấn đề ban đầu của đơn vị vận hành tòa nhà
Nhân viên tuần tra, vệ sinh, kỹ thuật chụp ảnh bằng điện thoại rồi gửi vào nhóm Zalo. Làm việc này nhiều năm, mình thấy cùng một kiểu lỗi lặp đi lặp lại:
Một ảnh có thể chụp 1 lần rồi gửi nhiều lần, không ai xác thực được ảnh cũ hay mới.
Ảnh thường gửi dồn cuối ca, không gắn vị trí và thời gian thực, dễ nhầm tuyến.
Tin nhắn trôi sau vài ngày. Muốn tra lại, Ban quản lý phải kéo tay từng tin, từng ảnh.
Không có báo cáo tổng hợp nên khó biết tuyến nào bị bỏ sót.
Mục tiêu: một hệ thống tuần kiểm có bằng chứng rõ ràng, lưu trữ ngay lập tức, không tốn phí phần mềm bên thứ ba và không bị phụ thuộc vào nhà cung cấp.
Giải pháp (5 bước, toàn bộ trên Lark Suite):
Liệt kê các điểm tuần tra trên Lark Base, mỗi điểm có một mã riêng, ví dụ VS-T2-A.
Mỗi điểm có một đường link Lark Form riêng, vị trí được điền sẵn.
Tạo mã QR cho từng đường link, in ra và dán tại đúng vị trí.
Nhân viên quét QR, chụp ảnh, ghi chú nếu cần rồi gửi. Hệ thống tự lưu người gửi, vị trí, thời gian và ảnh.
Dữ liệu về Lark Base, lọc được theo ngày, người, tuyến. Có dashboard và báo cáo qua Lark Bot cuối ca hoặc cuối tuần.
Minh hoạ một ca tuần tra (tòa nhà thương mại 12 tầng, mỗi tầng 3 khu: hành lang, WC, phòng kỹ thuật):
8:05 - Anh A quét QR ở hành lang tầng 2, form mở ra với vị trí điền sẵn.
8:06 - Anh chụp ảnh, ghi chú "Sạch, không có rác" rồi gửi.
Các điểm tiếp theo lặp lại đúng các bước trên. Nếu có sự cố (ví dụ nước rò rỉ ra sàn WC tầng 3), anh chụp ảnh, ghi chú và đánh dấu "Cần xử lý".
9:45 - Chị B (Ban quản lý) mở dashboard, thấy các điểm đã tuần tra cùng ảnh và ghi chú.
10:00 - Lark Bot gửi vào kênh Ban quản lý: "Ca trực sáng 19/06/2025: Anh A hoàn thành 9/9 điểm tuần tra, 1 điểm cần hỗ trợ xử lý (WC tầng 3)."
Kết quả:
Ban quản lý chỉ cần mở một dashboard hoặc nhận một báo cáo, không phải kiểm từng tấm ảnh.
Mỗi lượt tuần tra đều có thời gian, người thực hiện và ảnh, tra lại được bất cứ lúc nào.
Không cần thiết bị đặc biệt hay phần mềm bên thứ ba.
Mở rộng được: cảnh báo điểm bị bỏ sót, đánh giá hiệu suất theo tuyến, liên kết với chăm sóc khách hàng.
Đây là hệ thống mình tự thiết kế, kết hợp kinh nghiệm quản lý vận hành đã làm với Lark Suite (Form, Base, Bot). Phù hợp với tòa nhà và các công ty dịch vụ kỹ thuật, vệ sinh, bảo vệ.
